Helferstunden freigeben – Informationen für Freigeber
Als Freigeber prüfen Sie eingereichte Helferstunden, ordnen bei Bedarf Mitgliedsnummern zu und geben Stunden frei. Außerdem schreiben Sie nach Helferaufgaben die geleisteten Stunden gut.
Zugang
Sie benötigen die Vereinsrolle Helferstunden-Freigeber und einen Login auf der Website.
- Helferstunden freigeben – Hauptseite für ausstehende Einträge und Aufgaben (Link in der Navigation nach dem Login)
- Alle Helferstunden – erweiterte Liste mit Filtern (Status, Mitglied, Suche)
Optional können dieselben Funktionen auch im WordPress-Dashboard genutzt werden. Für die tägliche Arbeit reicht in der Regel die Freigaben-Seite im Frontend.
Ablauf auf einen Blick
- Vereinsjahr oben prüfen (Dropdown).
- Zuerst Mitgliedsnummer ausstehend bei Aufgaben-Anmeldungen bearbeiten.
- Ausstehende Helferstunden freigeben oder ablehnen.
- Bei vergangenen Helferaufgaben fehlende Stunden gutschreiben.
Die Bereiche auf der Freigaben-Seite
1. Helferaufgaben – Mitgliedsnummer ausstehend
Hier erscheinen Anmeldungen für ein anderes Mitglied (z. B. Elternteil meldet Kind an) – auch für zukünftige Termine, solange die Mitgliedsnummer fehlt.
In der Spalte Mitglied steht z. B.:
Max Mustermann für Hans Meiser (Nr. ausstehend)
- Der erste Name ist der Anmelder, der zweite das Mitglied, für das gearbeitet wird.
- Steht bereits (Nr. …) in Klammern, ist die Nummer im Profil des Anmelders hinterlegt – trotzdem „Nr. zuordnen“ klicken, damit die Anmeldung dem richtigen Mitglied zugeordnet wird.
Vorgehen: Mitgliedsnummer eintragen (Feld ist oft vorausgefüllt) → Button Nr. zuordnen.
2. Helferaufgaben – Stunden noch nicht erfasst
Abgeschlossene Termine, für die noch kein Helferstunden-Eintrag existiert.
- Stunden gutschreiben erstellt einen Eintrag und gibt ihn direkt frei – die Stunden zählen sofort zum Soll des Mitglieds.
- Bei Anmeldungen „für ein anderes Mitglied“ muss zuerst die Mitgliedsnummer zugeordnet sein (siehe Abschnitt 1).
3. Ausstehende Helferstunden
Von Mitgliedern manuell erfasste Stunden, die auf Freigabe warten.
| Situation | Ihre Aktion |
|---|---|
| Normale Eintragung, Nummer bekannt | Freigeben oder Ablehnen |
| Eintrag für anderes Mitglied, Nr. fehlt | Zuerst Nr. zuordnen, dann Freigeben |
| Eintrag unklar oder falsch | Ablehnen mit kurzem, verständlichem Grund (wird dem Mitglied angezeigt und per E-Mail mitgeteilt) |
In der Spalte Mitglied sehen Sie bei Proxy-Einträgen den Namen des anderen Mitglieds und ggf. „Erfasst von …“. Nach Zuordnung der Nummer erscheint die Darstellung z. B. als „Max Mustermann für Antonia Bargholz (Nr. 12345)“.
4. Bereits freigegeben (dieses Vereinsjahr)
Übersicht aller freigegebenen Einträge im gewählten Vereinsjahr, inkl. Summen je Mitglied.
- Zur Korrektur: Freigabe zurücknehmen (Eintrag ist danach wieder ausstehend).
Alle Helferstunden
Über den Button Alle Helferstunden in der Navigation:
- Alle Einträge mit Filtern: Status (alle / ausstehend / freigegeben / abgelehnt / archiviert), Mitglied, Suche (Mitgliedsnummer, Login, E-Mail).
- Gleiche Aktionen wie oben: Nr. zuordnen, Freigeben, Ablehnen.
Hinweis: Einträge archivieren oder endgültig löschen können nur Helferstunden-Admins – nicht die Standard-Freigeber-Rolle.
Mitgliedsnummer zuordnen – wann und warum?
Die Zuordnung ist nötig, wenn jemand Stunden oder eine Aufgaben-Anmeldung für ein anderes Mitglied erfasst hat und die Nummer noch nicht am Datensatz hängt.
- Ohne Zuordnung kann nicht freigegeben bzw. nicht gutgeschrieben werden.
- Die Nummer muss zu einem Mitglied im Verein passen (Website-Benutzer mit dieser Mitgliedsnummer im Profil).
- Ist die Nummer noch unbekannt, kann sie trotzdem gespeichert werden – die Gutschrift erfolgt, sobald die Verwaltung die Nummer im Mitgliedsprofil hinterlegt hat.
Dauerhaft Mitgliedsnummern und „Mitglied im Verein seit“ pflegt die Helferstunden-Verwaltung (eigene Rolle / Admin-Bereich), nicht der Freigeber im Tagesgeschäft.
Checkliste für regelmäßige Freigaben
- ☐ Richtiges Vereinsjahr gewählt?
- ☐ Mitgliedsnummer ausstehend (Aufgaben) abgearbeitet?
- ☐ Ausstehende Helferstunden geprüft?
- ☐ Vergangene Helferaufgaben – Stunden gutgeschrieben?
- ☐ Bei Ablehnung: Grund für das Mitglied verständlich formuliert?
Was Freigeber nicht übernehmen
| Aufgabe | Zuständig |
|---|---|
| Mitgliedsnummern und „Mitglied seit“ dauerhaft pflegen | Helferstunden-Verwaltung |
| Helferaufgaben anlegen, bearbeiten, Push/E-Mail versenden | Helferaufgaben-Verwaltung |
| Einträge archivieren / endgültig löschen | Helferstunden-Admin |
| Abmeldung von Aufgaben weniger als 5 Tage vor Termin | Vorstand / helferstunden@rfv-reken.de |
E-Mails an Mitglieder
Bei Freigabe und Ablehnung kann das System dem Mitglied automatisch eine E-Mail senden. Der Versand hängt von der technischen Einrichtung des Vereins ab (z. B. FluentSMTP).
Häufige Fragen
Ich kann einen Eintrag nicht freigeben – nur „Nr. zuordnen“
Bei Einträgen für ein anderes Mitglied muss zuerst die Mitgliedsnummer zugeordnet werden. Danach erscheint Freigeben.
„Nr. zuordnen“ schlägt fehl / Mitglied nicht gefunden
Prüfen Sie die Nummer. Existiert noch kein Website-Zugang mit dieser Nummer, wendet sich die Mitgliederverwaltung an. Die Nummer kann trotzdem gespeichert werden.
Muss ich jede Aufgaben-Anmeldung einzeln gutschreiben?
Ja, für vergangene Termine in der Liste Stunden noch nicht erfasst. Alternativ kann das Mitglied die Stunden selbst unter „Meine Helferstunden“ eintragen – dann landet der Eintrag bei Ausstehende Helferstunden.
Hilfe & Kontakt
Bei technischen Problemen oder Rollenfragen:
- E-Mail: helferstunden@rfv-reken.de
- Website-Administration / Plugin: Vereins-IT bzw. Website-Betreuer
Stand: Helferstunden-System des RFV Reken. Maßgeblich sind die Texte und Funktionen auf den eingeloggten Vereinsseiten.